Товарная накладная нужна для учета движения товаров, материалов, продукции и другие материальных ценностей при их транспортировке. На основании ТТН грузоотправитель списывает отправлены ценности, а получатель груза приходует их.
Предприниматели должны выписывать ТТН в любом случае, ведь товарная накладная - это обязательный документ для всех СПД независимо от формы собственности, налоговая приравнивает его к первичной документации (письмо УКРИНФОРМ № 625). С товарно-транспортной накладной видно, что за груз перевозится, каким транспортом, откуда и куда. Но обратите внимание, что наличие ТТН не отменяет необходимости в расходной накладной, подтверждающей факт передачи товара.
Оформляется товарная накладная, как правило, отправителем или (по договоренности) перевозчиком. Форма № 1-ТН утверждена Приказом Мининфраструктуры № 983. Порядок ее заполнения может отличаться в зависимости от специфики предприятия, вида груза и других условий. Например, если в ТТН невозможно перечислить все наименования груза, можно добавить в бланк строки.
Также можно менять существующую форму ТТН, добавлять необходимые данные, изменять их расположение или даже разработать и утвердить собственную форму с учетом своих особенностей, но в ней должны быть обязательные реквизиты (абз. 2 пп. 11.1 Правил перевозок):
дата и место составления; перевозчика и / или экспедитора, заказчика, грузоотправителя, грузополучателя; наименование (ФИО) наименование и количество груза, его основные характеристики и признаки, которые дают возможность однозначно его идентифицировать; марка, модель, тип, регистрационный номер автомобиля, прицепа / полуприцепа; полный адрес пунктов погрузки и выгрузки; фамилии и подписи ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя, водителя и / или экспедитора.
Кроме формы № 1-ТН, действуют и специальные ТТН, которые используют при перевозке хлебобулочных изделий, нефтепродуктов, древесины, а также на перемещение этилового спирта и алкогольных напитков. Также есть обязательные требования к оформлению товарно-транспортных накладных, они изложены в п 11.4-11.6 Правил перевозок:
заказчик (грузоотправитель) выписывает ТТН на автоперевозки груза не менее в четырех экземплярах, каждый из них подписывает и при необходимости заверяет печатью или штампом; водитель (экспедитор) после приема груза по ТТН подписывает все экземпляры; первый экземпляр остается у заказчика (грузоотправителя), второй - у грузополучателя, третий и четвертый, с подписью и печатью грузополучателя, передаются перевозчику.
Следуем также учитывать, что в дороге могут произойти различные непредвиденные ситуации - ДТП, замена водителя или авто, поэтому информация в ТТН может измениться. Как документально оформлять данные изменения, официально утвержденных указаний нет. Специалисты по бухгалтерскому учету на данный момент могут выписывать такие документы, как товарная накладная, принимая решения самостоятельно.